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Meetinggestaltung

Eine wesentliche Arbeitsform von Teams sind Meetings. Deshalb kommt der Organisation, der Struktur und dem Ablauf von Meetings für den Leitprozess Zielbearbeitung eine besondere Bedeutung zu. Es ist hilfreich auf folgenden Punkte zu achten, um die Muster eines Teams zu erkennen bzw. um zu beobachten, wie es mit der Leitunterscheidung Problem versus Interesse umgeht:

  • Zustandekommen der Tagesordnung
  • Auswahl der Themen
  • Reihenfolge ihrer Platzierung
  • Bemessen der Zeitfenster
  • Auswahl der Vortragenden
  • Form der Vorabinformation
  • Art und Weise des Vortrags
  • Art und Weise des Zuhören, Diskutieren und Entscheiden
  • Atmosphäre des Meetings
  • Gestaltung der Wechsel von Tagesordnungspunkt zu Tagesordnungspunkt
  • Art und Weise der Dokumentation
  • Art der Information über die Ergebnisse im Nachgang sowie
  • Form des Nachhaltens der offenen Punkte und der Entscheidungen

Ein Tagesordnungspunkt kann aus Sachgründen besprochen werden, z.B. um etwas zu klären oder aus Interessengründen diskutiert werden, z.B. um jemanden vorzuführen und ein unliebsames Thema zu beerdigen – beide Varianten sind möglich. Meist weiß ein Team recht genau diese Informationen zwischen den Zeilen der formalen Dokumente zu lesen. Je verdeckter, je informeller, je unstrukturierter, je zufälliger die Leitunterscheidung im Meeting gehandhabt wird, desto mehr wird das Team mit informellen Prozesse, Intrigen und Phantasien beschäftigt sein. Dies bindet Zeit und Kraft.

Für jedes Team und jede Teamberatung ist aus diesen Gründen Organisation, Struktur und Ablauf von Meetings ein unabdingbarer Beobachtungsfokus.



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